La morosidad es una situación conocida para las administraciones. Sin embargo, cada una despliega sus propias estrategias en búsqueda de su reducción. Por eso, buscamos indagar sobre la experiencia, tácticas y resultados que obtuvo uno de nuestros clientes al respecto, la administración F. Chillari.

Antes que nada, gracias por acompañarnos. Nos gustaría que te presentes para que todos puedan conocerte un poco mejor.

Gracias por la invitación. Mi nombre es Héctor González y soy gerente administrativo de F. Chillari & asociados. En la administración somos 15 colaboradores trabajando.  Administramos más de 20 edificios que tienen unas 3000 UFs. Desempeñamos la actividad en las zonas de Palermo y Recoleta principalmente.

Después de tantos años administrando consorcios y en tantos contextos diferentes ¿Considerás que la morosidad sube cuando hay más inflación?

Reducir la morosidad es un trabajo permanente, no tiene una resolución al 100%.  Aparece y desaparece, a veces fluctúa producto de distintas cuestiones y la inflación es una de estas variables. Se podría decir que a mayor inflación, mayor es la morosidad. Pero también existen otras variables, por ejemplo, hay consorcios donde la morosidad es estacional. Es decir, aumenta en meses como enero y febrero, bajando el resto del año. En otros casos, como los consorcios de oficinas, a veces hay un impacto por el pago de aguinaldos y en esos meses sube la morosidad.

Esto sucede porque muchas veces se toma a las expensas como un gasto de segundo orden, y en ese sentido, posterga el pago. El problema es que cuando se acumula la deuda de dos o tres períodos comienza a hacerse más difícil la cobranza. Es por eso que  reducir la morosidad es un trabajo permanente, es necesario insistir para conseguir la cobranza. Esa fue la solución que encontramos desde nuestra administración. Y si bien no llegamos a erradicar la morosidad al 100%, pudimos reducirla a un 15%. 

Teniendo en cuenta esta situación que nos comentaste, ¿Se puede decir que hay una morosidad estructural en los edificios?

En general siempre hay un porcentaje de morosidad. Sin embargo, depende del edificio. Te diría que cuánto más chicos son los edificios, de menos de 50 unidades funcionales, es más fácil que la morosidad tienda a cero. Eso se debe a que hay una cuestión del cara a cara de la gente en el palier, de cierta presión social para el que no paga.

En los consorcios más grandes se ve más una morosidad permanente cercana al 15%. Sin embargo, no es un núcleo duro de morosos. Son personas que entran y salen de la deuda.

Entonces podríamos decir que existen morosos más habituales y otros más circunstanciales ¿Es así?

Efectivamente. Hay gente que sabes que vas a encontrarla en la nómina de morosos. Pero hay una gran masa que responde positivamente a un ciclo de avisos de pagos. 

¿En qué consiste ese ciclo?

Desde que incorporamos ConsorcioAbierto sumamos este proceso a nuestra gestión, que es un proceso similar al que hacen los bancos cuando se vence la tarjeta. Se trata de una serie de mensajes en los que solicitamos el pago de las expensas.  Dos días después de vencidas, enviamos el primer  mensaje a todos aquellos que deben más de un mes. Este mensaje dice que no tenemos registro de su pago y que lo invitamos a que nos envíen su comprobante. Además, agregamos que los  invitamos a abonar si  aún no lo han hecho. En caso de que no salde la deuda, ese mismo mensaje se repite cuatro veces cada siete días. El último mensaje ya lleva un cartel en rojo y con negritas para advertir la gravedad de la situación.  A este ciclo le sumamos un mensaje específico para todos aquellos morosos que tienen más de 3 meses de deuda. 

Esto nos ayuda a reducir la morosidad porque sirve como recordatorio de pago a aquellas personas que se olvidaron de pagar, así como también genera una molestia tal que termina ayudando a que las personas paguen.  Además nos permite identificar transferencias no identificadas, lo que nos ahorra un dolor de cabeza.

¿Ese trabajo se podría hacer sin tecnología?

La verdad que no, porque resultaría muy difícil filtrar la lista de correos. 

Nosotros antes hacíamos algo parecido. Tomábamos una planilla de deudores generales, veíamos más relevantes y le enviamos un correo. Pero llevaba mucho esfuerzo. Con ConsorcioAbierto tomamos un solo mensaje y lo pegamos en los distintos consorcios. El sistema te permite filtrar por cantidad de meses de morosidad. Entonces, esa comunicación se hace muy rápido. Para 20 consorcios con 3000 UFs en total, lleva media hora semanal como mucho.

Y eso ¿Te trae resultados?

Definitivamente. Si hoy mando un comunicado a la tarde, mañana a la mañana veo como rebota la cobranza. La verdad es que nos dio muy buen resultado.

Contaste que antes trabajaban de una manera y decidieron cambiar a trabajar con un sistema ¿Qué tan complicado fue hacer ese cambio?

Al principio nos dio un susto bárbaro, sobre todo porque son consorcios grandes. Por eso arrancamos de menor a mayor. Nos llevó un tiempo, pero en ninguno de los consorcios fue traumático, ni siquiera en el último que era el consorcio estrella. La verdad es que fue muy fácil. Ahí ConsorcioAbierto hizo un gran trabajo en la migración de consorcios.

Después trabajamos para que todos los propietarios se registren, llegando a tener un registro cercano al 95%. Eso hace que todo el módulo de comunicación resulte muy eficiente. Como tenés toda la gente registrada, la comunicación le llega a todo el mundo. Solo te puede quedar afuera alguna persona muy mayor.

Aparte, llegó en el momento justo. Nosotros migramos en simultáneo con el comienzo de la pandemia. Y si no hubiese sido por el sistema, la pandemia hubiese sido un terrible dolor de cabeza. Nosotros éramos 15, trabajando cada uno desde su casa, y las expensas salieron todos los 30 con la morosidad controlada. Fue muy a tiempo.

Ya hablamos de algunas funciones que usan y del momento en que llegó el sistema, pero no hablamos a nivel negocio. Por eso te consulto, con esto de implementar tecnología ¿Pudieron tomar más consorcios?

Sí, nosotros notamos una gran diferencia en el sector administrativo/contable. Al bajar la carga de esos procesos, nos permitió tomar edificios con mayor cantidad de unidades funcionales, sin sobrecarga de tareas. Incluso ahora estamos con dos o tres propuestas para seguir en ese camino.

Volviendo a la morosidad ¿Cómo haces cuando alguien salió como moros​​o, pero en realidad había pagado en su momento pero no avisó?

En principio, el comunicado que enviamos dice: “Si usted pagó y no dio avisó, por favor envíe el comprobante de pago” De esa forma evitás dar por moroso a alguien que no lo es. 

Tener transferencias no identificadas es algo que nos sucede a todos y en complejos tan grandes puede pasar. Nosotros registramos dentro del sistema todas las transferencias no identificadas, entonces cuando aparece el pago lo registramos directamente desde ahí. Lo bueno es que el sistema te calcula automáticamente los punitorios que se le cobraron por esa no identificación y lo detrae en el recibo siguiente. Y ahí nos ahorra un montón de tiempo, porque hacer ese cálculo puede ser dificultoso.

Ahí me das pie para hablar de las conciliaciones…

Todos los ingresos y los egresos los pasamos por el sistema. Y si bien las chicas llevan un Excel con el libro bancos por control, lo hacemos todo desde ConsorcioAbierto. Así, diariamente van cerrando los ingresos/egresos en el sistema, chequean eso con el libro banco y cuando llega el último día, aprietan un botón y sale la caja. Dicho así parece que es muy sencillo. Obviamente requiere un trabajo y un control, pero es mucho más sencillo de lo que era.

Volvamos a los morosos ¿Desplegás alguna estrategia antes de que venza la expensa?

Sí, nosotros programamos que 72 horas antes salga un recordatorio de que vence la expensa y mucha gente paga en ese momento.

¿Cómo manejás los morosos habituales para no llegar a una instancia judicial?

En esos casos tratamos de personalizar la llegada a esa persona e intentar hacer un acuerdo amigable. A veces quien visita el edificio tiene contacto con el vecino y tratamos de que le comente el tema. A veces alguna chica de tesorería tuvo un contacto previo e intenta contactarlo por esto. Y al acuerdo que se haga, no le hacemos ninguna quita de intereses hasta que se cumpla el acuerdo.

Y por último ¿Algún consejo para los nuevos administradores de consorcios?

Es un trabajo diario. En cuanto lo dejás, la morosidad crece. Por eso le diría que no abandone la gestión de la morosidad. Por eso nosotros establecimos un ciclo, es parte de las tareas a realizar.

Si te gustaría comenzar tu experiencia con ConsorcioAbierto y comenzar a gestionar la morosidad de forma eficiente, podés dejarnos un comentario o escribirnos al +54 9 11 3445 5660  ¡Te esperamos!