Lo primero a tratar es la convocatoria a la Asamblea Anual Ordinaria. Tal como explicó la Cra. Corzo, la convocatoria se debe hacer de acuerdo con lo que dice el reglamento. Es decir es necesario que el administrador consulte qué dice el reglamento para poder adecuar la convocatoria a esos requisitos.
En términos generales, los diferentes reglamentos coinciden en que la citación la debe enviar la administración con una cantidad X de días de anticipación. Y, en este sentido, hay un primer tip a tener en cuenta: en la convocatoria se debe aclarar la fecha en la que se está emitiendo la citación. Además debe tener:
- La fecha de realización de la asamblea
- Lugar de realización (en caso de que sea virtual, el enlace de la reunión para que los vecinos puedan conectarse)
- Hora de inicio
- Hora aproximada de finalización (obligatorio de CABA)
Además, en el reglamento se puede cotejar cada cuánto está estipulado que se realizará la asamblea y los temas que se considerarán en la misma. Entre ellos suelen encontrarse:
- La rendición de cuentas o balance
- La memoria anual
- El inventario
- El cálculo de gastos para el ejercicio venidero
Por eso es necesario poner a disposición la documentación de respaldo con anterioridad a la asamblea. Es decir, que la asamblea no es un momento de revisión. En la asamblea se aprueba o desaprueba la gestión, pero la revisión de la documentación debe ser previa. En este sentido, se deben compartir previamente los comprobantes, los contratos, el reglamento interno, las facturas, etc. Incluso es una buena idea bajar el listado de presentación y el listado de pagos de AFIP y compartirlo con los vecinos.
Una de las opciones, es hacerlo mediante plataformas tecnológicas como ConsorcioAbierto, en la que los vecinos pueden ingresar con su usuario y contraseña para ver todos los detalles del consorcio, los documentos y los archivos a través del celular o la PC. En caso de administraciones más analógicas, pueden poner a disposición una invitación a la oficina para revisar toda la documentación en papel.
Además, en la convocatoria se debe aclarar la evolución de los fondos de reserva, brindar informes de otros ingresos (como pueden ser los alquileres) y los informes de juicios.
Rendición de cuentas:
De acuerdo con el Código Civil y Comercial. Art. 2067 inciso e “el administrador debe rendir cuenta documentada dentro de los sesenta días de la fecha de cierre del ejercicio financiero fijado en el reglamento de propiedad horizontal”. Es decir que el administrador tiene la responsabilidad de poner la rendición de cuentas ante la asamblea, y la asamblea es la única que puede aprobar o no aprobar esa rendición.
La rendición de cuentas debe:
- Realizarse de modo descriptivo y documentado: es decir que cada gasto que se haga necesita tener su comprobante correspondiente y debe tener información de dónde, cuándo y por qué se hizo el gasto. Esto no significa que debe tener todos los detalles como en las expensas, debe ser un resumen que cuente con una secuencia y tenga su correlato con la documentación.
- Incluir las referencias y explicaciones razonablemente necesarias para su comprensión: debe presentarse en un lenguaje sencillo para que todo el mundo lo pueda entender de qué gasto se trata.
- Acompañar los comprobantes de los ingresos y de los egresos
- Concordar con los libros que lleve quien las rinda
Las administraciones digitalizadas cuentan con una ventaja en este punto. Al hacer su gestión en una plataforma como ConsorcioAbierto, la rendición de cuentas se puede realizar en dos clics y descargarse a una planilla de cálculo, lo que brinda agilidad y transparencia al consorcio.
Esta rendición de cuentas puede ser aprobada expresa o tácitamente. La aprobación es tácita si no es observada en el plazo convenido o dispuesto por la ley o, en su defecto en el de 30 días de presentadas en debida forma. Sin embargo, puede ser observada por errores de cálculo o de registración dentro del plazo de caducidad de un año de recibida.
Libros obligatorios de la asamblea:
Ahora sí, cuando llega el momento de la asamblea hay cuatro libros obligatorios que debe llevar el administrador:
- Libro de actas: debe labrarse acta de cada asamblea en el libro respectivo y los presentes deben firmar como constancia de su asistencia. Es recomendable que las personas firmen en los renglones a medida que llegan o se retiran. En caso de que estén en representación de un propietario, deben mostrar el poder, firmar y aclarar por cuál unidad funcional se presentan.
- Libro de Administración
- Libro de propietarios
- Registro de firmas de propietarios. De acuerdo con el artículo 2062 del Código Civil y Comercial las firmas que se suscriben en cada asamblea deben ser cotejadas por el administrador con las firmas originales registradas. Por eso mismo es importante invitar a los propietarios a que firmen este libro antes de la asamblea o en el momento de la asamblea. Además, es importante poner en el acta que se llevó el libro de firmas, para que quede constancia de que así fue.
¿Cómo confeccionar el acta de la asamblea?
Las actas deben confeccionarse por un secretario de actas, elegido por los propietarios. Estas deben contener el resumen de lo deliberado y la transcripción de las decisiones adoptadas. Estas actas deben ser firmadas por el presidente de la asamblea y dos propietarios. Por eso mismo, esas personas se deben quedar hasta el final de la asamblea para poder firmar.
Es importante prestar particular atención a la trascripción de lo decidido en la asamblea y redactarlo de forma precisa y completa. Es decir, enunciar el tema que se trató, por ejemplo la rendición de gastos, y su resolución, es decir si se aprobó o no.
Al pie de cada acta, el administrador debe dejar constancia de las comunicaciones enviadas a los ausentes, de las oposiciones recibidas y de las eventuales conformidades expresas.
Libro de administración
Al terminar la asamblea, la rendición de cuenta anual debe pasarse al libro de administración. En este libro se debe transcribir:
- Todas las liquidaciones de expensas mensuales completas
- Las rendiciones de cuentas anuales
- Las rendiciones de cuentas finales
- Los informes de auditorías realizados (optativo)
Es importante no pegar hojas en los libros publicados porque le hace perder su poder de defensa.
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