Para entender qué puntos se observan en una auditoría, la Dra. Aller Atucha tomó la Ley 941 de la Ciudad de Buenos Aires. Dado que uno de los  problemas más frecuentes se encuentra en las expensas, en la charla se abordó qué deben contener. Estos puntos son:

• Datos del administrador (nombre, domicilio, teléfono, C.U.I.T. o C.U.I.L. N° de inscripción en el Registro.
• Datos del consorcio, con el N°de C.U.I.T. y Clave de Identificación en el SUTERH.
• Detalle de los ingresos y egresos del mes anterior y el activo y pasivo total.
• Nombre y cargo del personal del consorcio, indicando categoría del edificio, N°de C.U.I.L., sueldo básico, horas extras detalladas, período al que corresponde el pago, detalle de descuentos y aportes por cargas sociales a cargo del consorcio.
• Detalle de pagos por suministros, servicios y abonos a contratistas, indicando nombre de la empresa, dirección, N° de C.U.I.T. o C.U.I.L., N° de matrícula, trabajo realizado, elementos provistos, importe total y en su caso, cantidad de cuotas y número de cuota que se abona.
• Detalle de pagos por seguros, indicando nombre de la compañía, número de póliza, tipo de seguro, elementos asegurados, fechas de vencimiento de la póliza y número de la cuota que se abona.
• En caso que existieran juicios por cobros de expensas o por otras causas en los que el Consorcio sea parte, se indicará en la liquidación mensual todos los datos del mismo (número de juzgado interviniente y expediente, carátula, objeto y estado) y capital reclamado
• Incluir el resumen de movimientos de la cuenta bancaria del Consorcio correspondiente al mes anterior.

Todos estos detalles se encuentran en el artículo 10 de la Ley 941 de la Ciudad de Buenos Aires 

Ahora bien ¿Qué errores se suelen encontrar en las auditorías de consorcios?

Datos de administrador y consorcios:

Muchas veces los datos que figuran en las expensas no coinciden con los datos del acta nombramiento, ya sea en el nombre, domicilio, teléfono o C.U.I.T. Eso es una falta, por lo que debe tenerse en cuenta a la hora de configurar las expensas.

También se suelen dar casos en que los administradores omiten su propia factura o que se omiten las retenciones de ganancias cuando el administrador es un responsable inscripto.

Además se ven pagos en efectivo. Esto es un problema ya que no se deberían dar pagos en efectivo en ninguna circunstancia.

Personal:

Con respecto al personal, se suelen encontrar errores en la categoría liquidada (generalmente en un orden superior al correspondiente). Y si bien muchas veces puede ser que ese error corresponde a un nombramiento incorrecto de la administración anterior, el cual no se puede bajar,  se debe tener especial cuidado con la categorización de los nuevos empleados para que no se repita el error.

Otro error muy común es cuando se produce la estabilidad en el empleo. Esto suele darse porque el administrador por error remite al contrato de trabajo y en este caso debe remitir a la Ley 12981 art 6 que establece que la estabilidad se logra al superar los 60 días. 

Por otra parte, un error que suele darse es que no coincide la fecha de la baja en AFIP y la fecha que se tuvo en cuenta para la liquidación final.

Pagos del Período por Suministros, Servicios , Abonos y Seguros

Con respecto a este punto, algunos problemas que podemos encontrar se relaciona con la falta de los datos de los comprobantes o incluso la falta de comprobantes o comprobantes que no son válidos. También se encuentran errores en los datos bancarios.

Otro error muy frecuente es que los gastos administrativos no coinciden con los honorarios del administrador. En el momento del nombramiento de la administración debe quedar claro si algunas actividades (como liquidación de sueldos o de expensas) van a ser tercerizadas para que no aparezca este problema.

Mientras que, lo que respecta a los gastos, muchas veces no se discrimina si son gastos A, B o C y estos deben estar por separado. De la misma forma, los gastos extraordinarios deben mostrarse en otra columna.Además, suelen olvidarse de detallar la actualización de seguros y los controles que la administración debería hacer sobre las expensas y vigilancia.

Retenciones impositivas:

Es importante tener cuenta cómo realizar las retenciones impositivas si no queremos cometer errores. Las principales en los consorcios son:

• Retención de Ganancias: RG 830. En el caso de Profesiones Liberales (como abogados contratados) el mínimo exento es de $16.830 con una alícuota según escala. Mientras que en la Locación de Obras o Servicios el mínimo exento es de $67.170 y la alícuota del 2%
• Retención IVA ( en las empresas de seguridad y limpieza) RG 3164 el mínimo exento es de $17.00 y la alícuota es del 8,68% del total de la factura.
• Retención SUSS (limpieza) no tiene mínimo exento y la alícuota es del 6% y mientras que en seguridad RG 1769 tiene un mínimo exento de $80.000. y la alícuota es del 6%.

Es importante recordar que la falta de retención puede tener multas del monto del 100% del no retenido y que el administrador, por tanto, no puede emitir hacerlas.

Cuenta Bancaria:

Con respecto a la cuenta bancaria, la Ley de la Ciudad de Buenos Aires establece que los fondos del consorcio deben depositarse en una cuenta bancaria a nombre del consejo de propietarios. Es decir, no se puede usar una cuenta bancaria global. 

Entre los errores frecuentes detectados en auditorías encontramos que se retiran montos globales, es decir que no van a pagar una factura concreta sino que sacan un monto para realizar posteriormente los pagos en efectivo. Esto es incorrecto porque no se puede validar.

Otra situación que también es grave son las transferencias desde y hacia otros consorcios. Esto también es un grave error en el manejo del dinero que puede terminar en una denuncia penal.

Además, es fundamental realizar las conciliaciones bancarias de forma correcta. Algunos errores que se encuentran en las conciliaciones bancarias son:

• Que el saldo del estado financiero difiere del saldo bancario y no está conciliado.
• Se encuentran cobros de expensas en efectivo
• Falta de rendiciones de caja chica
• Falta del detalle de cheques al día o diferidos no ingresados al banco.

Toda la información se encuentra en Gestión Consorcios:

La Dra. Aller Atucha además dio detalles sobre los errores que se encuentran en los gastos devengados, el estado de cuenta y prorrateo. Además mostró ejemplos prácticos y cómo se deberían ver las expensas. Toda esa información se encuentra en Gestión Consorcios, el sitio que reúne la mejor información con la mejor tecnología para administradores de consorcios.

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